Notion は、ドキュメント・データベース・タスク管理を1つのツールにまとめたオールインワン型のワークスペースです。 ページの中にページを入れ子にでき、同じ情報をテーブル・ボード・カレンダーなど複数の見え方で扱えます。
「データベース」が他のツールと違う点
Notion のページは単なる文書ではなく、プロパティ（属性）を持つデータとして扱えます。ステータス・担当者・期限といった項目を付けておけば、同じ情報を一覧表としても、かんばんボードとしても、カレンダーとしても表示できます。
議事録・タスク・顧客リストなど、別々のツールで管理していたものを1か所に置けるのが最大の特徴です。
自由度が高いことの代償
導入して1年後に必ず起きるのが「どこに何があるか分からない」問題です。誰でも自由にページを作れるため、同じ内容のページが複数でき、最新版が判別できなくなります。
対策は道具ではなく運用の側にあります。
- トップ階層の構造を最初に決め、勝手に増やさない
- 「正」とするページを明示する（古いページはアーカイブへ移す）
- テンプレートを用意し、書式を揃える
自由なツールほど、最初にルールを決めておく必要があるという典型例です。
押さえておきたい注意点
権限はConfluence ほど細かくありません。共有リンクの扱いには注意が必要で、「リンクを知っている全員に公開」にしたページは検索エンジンに拾われうるという点は必ず理解しておいてください。社外秘の情報を置く場合は、共有設定を定期的に棚卸しします。
実務で見るポイント
- エクスポート形式（Markdown / HTML）を確認しておく。移行できない状態にしない
- 大量のデータを入れると表示が重くなる。業務データの本体を置く場所としては向かない
- 料金体系や機能は変わりやすいので、業務導入の前に公式の最新情報を確認する